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#1 Le 26/05/2023, à 10:55

giovanna89

Logiciel rangement et nommage fichier

Bonjour à tous,


J'ai un NAS sur lequel sont stockés mes fichiers personnels. Je possède tout un tas de documents : médias, documents administratifs, factures en tous genres, photos, ...
Documents que j'ai souvent du mal à classer dans un répertoire et à nommer.

Je n'arrive effectivement pas à me décider quant à une "stratégie" de nommage, notamment par le fait de la diversité de type de document. Ayant lu beaucoup de documentation à ce sujet, il est souvent conseillé de nommer les fichiers de manière très courte et sur la base d'un plan de nommage dans le style : FIB2000BT_SST
Si je vous donne ce fichier, vous ne savez absolument pas de quoi il parle tant que vous ne l'avez pas ouvert.

Pour moi, un nom de fichier, devrait intégrer tout un tas d'information, notamment pour certain d'entre eux :
_ qui a généré le document (ex : banque, assurance,employeur, fournisseur,organisme d'état (impot,caf, urssaf, cpam,..),...)
_ qui est concerné par le document
_ une catégorie (ex : relevé, tutoriel, cours, facture, notification, convocation, bulletin, justificatif, évènement...)
_ un titre succinct (sans préposition)
_ une date,si nécessaire
_ une version, si nécessaire

Sauf que dans cette configuration, on obtient des noms de fichiers à rallonge et où souvent la partie intéressante du nom de fichier est visuellement coupé par le navigateur de fichier car trop long.

Finalement, je m'aperçois que cela revient à ce font font les "métadonnées". Sauf que tous ces fichiers et sauf erreur de ma part,ne disposent pas des champs adéquat pour de telles métadonnées, et les explorateurs de fichiers (que ce soit sur linux ou windows) ne montrent souvent par défaut que le nom de fichier.

Je voulais savoir s'il existait un logiciel (de préférence open source et multiplateforme) qui permettrait par exemple de ranger les fichiers non plus en arborescence, mais par métadonnées.

Dans l'attente de vos retours.

ps : ne sachant si je ne suis pas dans la bonne section du forum, je vous remercie de bien vouloir déplacer ce post si vous estimez qu'il n'est pas à sa place.
Cordialement

Hors ligne

#2 Le 26/05/2023, à 11:56

geole

Re : Logiciel rangement et nommage fichier

Bonjour.
Je ne sais pas répondre, mais au-dessus de la structure fichiers  il existe une structure sous-répertoires avec une arborescence...... que tu organises comme tu le souhaites.
Tu peux même utiliser des liens symboliques pour éviter la duplication
exemples
Documents
            Impots
            Banque
                        BNP
                               Annee2022
                                                 Prets
                                                        ..... 
                                                                 SECONDERELANCE.DOC
                                                                 PLANRBT.XLS
Photos
       Sports
                 foot
                tennis
                          rolandGaros
                                              2022
                                                       CourtPrincipal
       famille
       Voyage
      X
         .....



Cela va te prendre pas mal de temps pour classer. Malheureusement, cela sera souvent changeant et fonction de ce que tu veux avantager au fil de ta vie.

Dernière modification par geole (Le 26/05/2023, à 16:52)


Les grilles de l'installateur https://doc.ubuntu-fr.org/tutoriel/inst … _subiquity
"gedit admin:///etc/fstab" est proscrit,  utilisez "pkexec env DISPLAY=$DISPLAY XAUTHORITY=$XAUTHORITY xdg-open /etc/fstab" Voir  https://doc.ubuntu-fr.org/gedit
Les partitions EXT4 des disques externes => https://forum.ubuntu-fr.org/viewtopic.p … #p22697248

Hors ligne

#3 Le 26/05/2023, à 12:31

giovanna89

Re : Logiciel rangement et nommage fichier

C'est effectivement comme cela que mes fichiers sont classés actuellement.
Toutefois, pour moi, le nom du fichier doit pouvoir retranscrire une partie de l'arborescence parente.
Si je reprends ton exemple "SECONDERELANCE.DOC", pour moi, le fichier devrait s'appeler quelque chose comme : 2022--Notification_BNP_seconde_relance_prets_immeuble_xx.doc
Cela pour plusieurs raisons :
_si tu cherches un fichier en particulier, à partir du répertoire racine, il sera plus facile de le retrouver avec des mots clés à taper dans la barre de recherche.
_si tu copies ton fichier sur une clé usb par exemple, ou que tu l'envoies par courriel, l'objectif est de savoir de quoi parle le fichier avant de l'ouvrir.

D'où ma problématique.

Hors ligne

#4 Le 26/05/2023, à 12:42

geole

Re : Logiciel rangement et nommage fichier

Le nom de fichier est limité à 256 caractères dans certains O.S.
et souvent, je rappelle certaines caractéristiques comme tu le dis.
J' avais un script windows spécialement pour les photos.

Dernière modification par geole (Le 26/05/2023, à 12:43)


Les grilles de l'installateur https://doc.ubuntu-fr.org/tutoriel/inst … _subiquity
"gedit admin:///etc/fstab" est proscrit,  utilisez "pkexec env DISPLAY=$DISPLAY XAUTHORITY=$XAUTHORITY xdg-open /etc/fstab" Voir  https://doc.ubuntu-fr.org/gedit
Les partitions EXT4 des disques externes => https://forum.ubuntu-fr.org/viewtopic.p … #p22697248

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#5 Le 26/05/2023, à 13:17

giovanna89

Re : Logiciel rangement et nommage fichier

Le nom de fichier est limité à 256 caractères dans certains O.S.

Oui et en plus, le nombre de caractères du chemin compte dans les 250 caractères, ce qui peut vite être atteint dans certains cas.

Mes recherches m'ont conduite jusqu'à de la GED (Gestion électronique de document), mais je ne sais pas si c'est bien cela qu'il faudrait.

Après, je ne savais pas sur quel forum poster ma requête, et le forum ubuntu n'est peut-être pas le plus adapté. wink

Hors ligne

#6 Le 26/05/2023, à 16:13

erresse

Re : Logiciel rangement et nommage fichier

Bonjour,
Si tes fichiers sont effectivement classés comme l'exemple donné par geole au message#2, tu pourrais considérer comme "nom de fichier" l'adresse absolue de ce fichier dans l'arborescence au lieu du seul nom attribué au fichier lui-même.

Si je reprends ton exemple "SECONDERELANCE.DOC", pour moi, le fichier devrait s'appeler quelque chose comme : 2022--Notification_BNP_seconde_relance_prets_immeuble_xx.doc

Ton fichier "seconde_relance_prets_immeuble_xx.doc" s'appellerait donc : "2022/Notification/BNP/seconde_relance_prets_immeuble_xx.doc".
On doit d'ailleurs pouvoir convertir les "/" qui structurent l'arborescence en "_" (ou autre séparateur) pour faciliter les manipulations, puis les restaurer lors d'une recherche ultérieure pour accéder au fichier.
En enregistrant cette information dans une feuille de tableur, par exemple, tu pourrais créer un index de tous les fichiers que tu veux répertorier avec le chemin permettant d'y accéder.
Il serait alors possible ensuite, très simplement, d'effectuer des recherches multicritères sur cet index et retrouver facilement le fichier que tu souhaites atteindre.
Par contre, ça :

_si tu copies ton fichier sur une clé usb par exemple, ou que tu l'envoies par courriel, l'objectif est de savoir de quoi parle le fichier avant de l'ouvrir.

il faudrait renommer le fichier avec le nom étendu pris dans l'index pour l'enregistrer sur le support externe, et je ne sais pas si tous les formats de supports pourraient tolérer des noms à rallonge comme cela.


Plus de 50 ans d'informatique, ça en fait des lignes de commandes en console, mais on n'avait pas le choix...
Excellente raison pour, aujourd'hui qu'on le peut, utiliser au maximum les INTERFACES GRAPHIQUES !
Important : Une fois résolu, pensez à clore votre sujet en ajoutant [Résolu] devant le titre du 1er message, et un bref récapitulatif de la solution à la fin de celui-ci. Merci.

Hors ligne

#7 Le 30/05/2023, à 08:21

giovanna89

Re : Logiciel rangement et nommage fichier

Bonjour,
@Erresse
Ton approche est intéressante et ressemble à ce que je fais actuellement à une grosse différence près :
2022/Notification/BNP/2022--Notification_BNP_seconde_relance_prets_immeuble_xx.doc

J'intègre effectivement l'arborescence à mon nom de fichier. Ça fait de fait des noms à rallonge et un autre inconvénient de ce que je fais actuellement c'est que dans un répertoire la partie "utile" du nom de fichier va être "perdue" dans le nom de fichier et quelquefois coupée par l'explorateur de fichier (pour laisser place à la seconde colonne ("modifiée le" généralement") ) :
Administration/Banque/Credit_XXX/Compte_courant/Releves/2022/2022-01--Releve_compte_courant_credit_XXX--Janvier
.........................................................................................................2022-02--Releve_compte_courant_credit_XXX--Fevrier
.........................................................................................................2022-03--Releve_compte_courant_credit_XXX--Mars
.........................................................................................................2022-04--Releve_compte_courant_credit_XXX--Avril
.........................................................................................................2022-05--Releve_compte_courant_credit_XXX--Mai
.........................................................................................................2022-06--Releve_compte_courant_credit_XXX--Juin
.........................................................................................................2022-07--Releve_compte_courant_credit_XXX--Juillet
.........................................................................................................2022-08--Releve_compte_courant_credit_XXX--Aout
.........................................................................................................2022-09--Releve_compte_courant_credit_XXX--Septembre
.........................................................................................................2022-10--Releve_compte_courant_credit_XXX--Octobre
.........................................................................................................2022-11--Releve_compte_courant_credit_XXX--Novembre
.........................................................................................................2022-12--Releve_compte_courant_credit_XXX--Decembre
La partie vraiment "utile" ici, c'est le mois en toute lettre. Le mois en chiffre est uniquement ici pour les relevés soient dans l'ordre.

Ton approche avec le fichier tableur est ce que j'aurais attendu d'un logiciel.

Je trouve étonnant qu'en 2023, à l'heure de l'informatique (IA,...), on ait pas de nouvelles "méthodes" de classement / rangement sur un PC, d'au temps plus à une époque où le volume de données explose.
Déjà au niveau des particuliers si on veut faire ça bien, ça prend du temps, mais en entreprise c'est encore pire. Pour avoir fait 3 PME, à chaque fois c'était le bordel au niveau du rangement / classement / nommage , même s'il y a un plan de classement et de nommage. Il y a toujours un répertoire "A ranger", ou des fichiers qu'on ne sait pas où mettre,...

Je n'ai pas de compétence en développement, mais j'imagine bien un logiciel où un fichier n'aurait qu'un nombre unique en tant que "nom de fichier" et qu'on lui associe des "catégories". Tous les fichiers seraient en quelque sorte "à plat".
Pour mon exemple précédent, lui seraient associés les catégories :
"ORGANISME" = Banque
"NOM_BANQUE" = Credit XXX
"ANNEE" = 2022
"MOIS"(en lettre) = Janvier
"TYPE_DOCUMENT" = Relevé
"TYPE_COMPTE" = Compte courant
...

Et on procède par recherche en cliquant sur des catégories.
Et si on veut sortir le document sur une clé usb / courriel, on sélectionne les informations (catégories) qu'on souhaite voir apparaitre dans le nom de fichier.

En tout merci pour cet échange.

Hors ligne

#8 Le 30/05/2023, à 16:14

erresse

Re : Logiciel rangement et nommage fichier

Ce que tu évoques est parfaitement faisable sans connaissances informatiques particulières, c'est exactement ce qu'on peut faire avec une base de données : Libre Office Base peut le faire sans problème, avec l'interface graphique.
Il suffit de construire une base de quelques tables pour répertorier les fichiers qui, du coup, n'ont plus besoin d'un nom explicite, un simple numéro suffit comme clé d'accès. Tous les fichiers peuvent même être enregistrés dans le même répertoire puisqu'on n'ira pas les chercher directement, mais via une transaction de recherche dans la base de données.
Tu peux alors disposer de tables d'indexation sur divers critères et créer des requêtes pour sélectionner un fichier ou un lot de fichiers correspondant à certains critères...
Si j' proposais de constituer un index dans le tableur, c'était pour rester "simple" dans la gestion du problème :
- Créer une liste des fichiers à indexer avec le chemin d'accès complet (le "path") via une commande "find" et importer cette liste dans le tableur. On peut enregistrer chaque entrée dans une seule cellule.
- La recherche dans cet index peut se faire grâce aux outils du tableur pour retrouver un ou plusieurs fichiers choisis.
- On copie alors l'index correspondant qui est directement utilisé pour accéder au fichier où qu'il se trouve, puisqu'il s'agit de sa localisation absolue.
- Reste, si on veut le transmettre, à lui donner un nom représentatif de longueur acceptable, qui ne soit pas trop long.
En formant un nom de fichier à partir des noms successifs des dossiers qui le contiennent, on doit parvenir à quelque chose de satisfaisant tant sur le plan de l'unicité de l'objet que sur celui de l'identification du contenu.
Note: Dans les exemples que tu donnes, tu vois bien que l'information fait double emploi lorsque tu as des dossiers de rangement dont le nom est repris (inclus) dans le nom du fichier final...


Plus de 50 ans d'informatique, ça en fait des lignes de commandes en console, mais on n'avait pas le choix...
Excellente raison pour, aujourd'hui qu'on le peut, utiliser au maximum les INTERFACES GRAPHIQUES !
Important : Une fois résolu, pensez à clore votre sujet en ajoutant [Résolu] devant le titre du 1er message, et un bref récapitulatif de la solution à la fin de celui-ci. Merci.

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