Libre Office Calc : lien automatique entre agenda et fiche bilan

Qid · Le 17/01/2023, à 16:18

Tamarou a écrit :

Si tu télécharges le fichier dont le lien est juste avant, tu comprendras ce que tu peux faire. C'est très simple .

ça parait peut-être pas vu le timing mais nos posts se sont croisé :
je n'ai vu ton fichier qu'après avoir fini mon post précédent...
en tous cas je n'ai pas trouvé ou était la formule utilisée pour passer d'un onglet à l'autre dans ton fichier... par contre je viens de trouver le menu de mise en page de la table dynamique mais vu le résultat je comprend mieux pourquoi cette solution ne peut pas coller à ma demande : ce n'est pas l'idée que je me faisais de la chose dans mes souvenirs...

Compte supprimé · Le 17/01/2023, à 16:22

Alors Qid, je regrette, mais j'arrête là.
Ton truc de la feuille de calcul déguisée en calendrier, ce n'est pas adapté pour exploiter les informations.
Tu commences par tout mettre dans une seule cellule pour ensuite trier et répartir. Alors que tu devrais mettre chaque information dans sa cellule.

Dernière modification par Compte supprimé (Le 17/01/2023, à 16:24)

Qid · Le 17/01/2023, à 16:28

mais ce sont 2 choses différentes... pourquoi on ne se comprend pas !?
la seule donnée commune aux 2 ce sont les dates et le fait d'être occupé ou non* !
et c'est ce que je cherche à récupérer pour avoir à éviter de les retaper
le reste n'a pas lieu d'être géré automatiquement

* : je ne veux que les dates ou je suis occupé...

Dernière modification par Qid (Le 17/01/2023, à 16:31)

Qid · Le 17/01/2023, à 17:03

Bon...

Après une bonne douche chaude pour essayer de se détendre je voudrais comprendre pourquoi il est si compliqué de sortir les dates non vide de ce satané planning...

À part le fait que j'ai le même souci que dans un autre contexte déjà croisé qui est qu'une formule n'est pas capable de sortir plusieurs résultats en fonction d'une zone de départ et d'une autre d'arrivée... Peut-être que ma difficulté est là...

Mais dans ce cas aidez moi à la reformuler pour que ça puisse rentrer dans le cadre d'un tableau croisé dynamique puisqu'apparemment c'est le seul à pouvoir sortir plusieurs réponses...

J'essayerai de voir ce que je peux tirer de ce genre de chose demain : Pour aujourd'hui j'arrête l'ordi...

eric63 · Le 17/01/2023, à 17:19

ne cherchez pas des contraintes là ou il n'y a pas lieu d'y en avoir

m’enfin les contraintes c’est toi qui te les impose en voulant absolument te servir de ce «machin»
et elles sont à ce stade très contraignantes et compliquées
les dates du calendrier sont sur plusieurs lignes et colonnes et tu veux les extraire et les positionner diféremment

qu’est qui t’empêche de suivre nos indications car tout est beaucoup plus simple de cette manière
moins de frappe clavier
2 feuilles au lieu de 12 voir 13 pour le bilan

années mois semaine sélectionnables individuellement
pas de saisie mais un simple calcul pour ces derniers
pour les dates 1 seule à taper puisque les autres se feront par extension du tableau
extensions possibles des colonnes ou des lignes
facilités pour passage années report des soldes etc…
saisie plus simple 14: pour 14H et 14:25 pour 14H25 pas de «de» ou «à» pas de respect de saisie pas de formule alambiquées pour rechercher les heures:minutes
Je ne m’engagerais pas plus sur ta voie bien plus compliqué que ce que tu penses

en tous cas je n'ai pas trouvé ou était la formule utilisée pour passer d'un onglet à l'autre dans ton fichier... par contre je viens de trouver le menu de mise en page de la table dynamique mais vu le résultat je comprend mieux pourquoi cette solution ne peut pas coller à ma demande

il n’y a pas besoin d’autres onglet si tu ajoute une colonne qui calcule le mois ou la semaine ou l’année par rapport au jour actif
le tableau dynamique te permet de voir cela par année mois ou semaine

Dernière modification par eric63 (Le 17/01/2023, à 17:36)

Qid · Le 17/01/2023, à 18:53

eric63 a écrit :

ne cherchez pas des contraintes là ou il n'y a pas lieu d'y en avoir
m’enfin les contraintes c’est toi qui te les impose en voulant absolument te servir de ce «machin»
et elles sont à ce stade très contraignantes et compliquées
les dates du calendrier sont sur plusieurs lignes et colonnes et tu veux les extraire et les positionner diféremment

Bah c'est justement pour ça que je demandais un coup de mains au moins pour comprendre la complexité de la chose...

Parceque dans l'histoire au départ quelque soit son format il faut bien que je parte d'un calendrier pour organiser mon planning et non d'une liste de date...

Sinon ok on oublie l'étape calendrier et on calcule directement les dates concernées par rapport au début d'année scolaire... Puisqu'un schéma de répétition dans mon organisation existe... Mais ça me semble bien plus compliqué à gérer et c'est surtout beaucoup moins malléable...

Quant à faire ou pas un onglet par mois à partir du moment où on me demande un retour mensuel je trouve ça logique... D'autant que la base d'organisation est elle aussi mensuelle... Après j'ai bien compris l'idée du regroupement d'onglets mais soit j'ai pas su extrapoler dessus soit ça va me poser souci de coller des informations complémentaires à ce rendu... C'est pour ça que dans tous les cas je reste pas très convaincu par les tableaux croisés dynamiques...

eric63 · Le 17/01/2023, à 19:30

il faut bien que je parte d'un calendrier pour organiser mon planning et non d'une liste de date...

ben non t’es pas obligé et c’est bien plus rapide d’aligner une suite de jour qui se suivent
dan sla première feuille taper le premier jour dans une colonne et faire suivre la cellule sur les 400 première lignes (3 secondes) pour avoir ton calendrier 2023-2024
tu ajoutes une colonne pour mettre la formule pour calculer le numéro de la semaine ou le numéro du mois et tu fais suivre la formule sur toute la colonne (10secondes avec la formule)
et il suffit d’ajouter une colonne pour mettre une nouvelle information dans la première feuille
puis de remplir la ligne correspondant à une date (qui peut être fabriqué automatiquement) rien de neuf par rapport à ce que tu fais déjà et bien plus rapidement
quand tu as bien saisie tes colonnes
tu cliques sur l’onglet de la première feuille puis menu insertion/ tableau dynamique pour le créer
tu place tes titres aux bons endroits pour avoir tes données triées et les sommes et tu triture pour avoir un classement par mois années semaines suivant ce qui te plait

Après j'ai bien compris l'idée du regroupement d'onglets mais soit j'ai pas su extrapoler dessus soit ça va me poser souci de coller des informations

tu ne fais de modifications de données que sur la première feuille
donc si tu ajoutes des infos par exemple l’heure tu créer 3 colonnes debut fin durée
tu met la formule dans durée tu la tire dans toute la colonne
et tu vas dans ton tableau dynamique tu rafraichis tes données tu ajoute les 3 colonnes dans le champ adéquate et tu as tes horaires pour ton mois ou plus
essaye ca mange pas de pain

Qid · Le 17/01/2023, à 19:44

eric63 a écrit :

essaye ca mange pas de pain

Je veux bien mais tout ne reste pas clair du coup...
En fait si je perd l'idée du lien que je voulais je ne vois pas l'intérêt du tableau dynamique du coup à part filtrer l'affichage par mois sans aucune réorganisation de données... Si le résultat n'est que là pourquoi mon rendu par onglet n'est pas tout aussi bon... Ah si... le préparatif de début d'année sera potentiellement plus rapide mais à part ça ?

Je crois que je ne comprends pas encore tout l'intérêt du truc...

eric63 · Le 17/01/2023, à 21:38

ok déjà si tu as saisis la notion de une feuille pour les données une feuille pour le tableau on avance

je ne vois pas l'intérêt du tableau dynamique du coup à part filtrer l'affichage par mois sans aucune réorganisation de données..

ben c’est là que tu trompes ça réorganise aussi tes données suivant l'ordre ou tu places tes colonnes car tu peux les déplacer directement et donc l’organisation de ton tri varie
plus tu auras de colonnes et plus tes colonnes serons renseignées meilleur et propre sera le résultat
Évidemment les données ici ne sont pas très nombreuses
mais tu peut faire cela sur autant d’années et de jours que tu veux sans alourdir ton rendu dans ton tableau dynamique
et tu pourras sortir une impression ou un pdf à ton président très facilement

Dernière modification par eric63 (Le 17/01/2023, à 21:38)

Coeur Noir · Le 18/01/2023, à 03:47

pourquoi on ne se comprend pas !?

Le problème avec une cellule « fourre-tout » qui ne contient pas UNE information mais plusieurs, c'est qu'il devient difficile de « traiter » cette cellule efficacement avec les outils d'un tableur.

Maintenant si tu as une certaine rigueur dans ta façon de remplir ces cellules « fourre-tout », avec les fonctions SI ou NB.SI tu peux déjà « compter » certaines choses ( le nombre de cellules contenant tel mot ) ou appliquer des « opérations » dans une cellule selon que telle autre contient ou pas tel mot…

…en gros ça revient à faire un pré-tri pour « cibler » les infos utiles parce que hier, à la base, tu n'aurais pas rangé efficacement les données pour les traiter comme tu le souhaites aujourd'hui.
D'où l'importance de séparer les données brutes de leurs mises en forme résultante : pas toujours évident de prévoir qu'on aura besoin de tel ou tel rapport exploitant telle ou telle donnée, telle donnée qu'il fallait donc isoler de telle autre dans la saisie. Et sans voir le document de base, ou sans voir une maquette du résultat mis en forme que tu veux atteindre, c'est assez délicat de « viser juste » et conseiller.

D'où l'approche très « globale » d'eric63 : un classement de données uniques, irréductibles, brutes ( quasiment sans formule ni calcul ni mise en forme particulière ) dans une feuille ; dans une (ou des) autre(s) feuille(s) des « résultats » de diverses formules en fonction de tes besoins, qui vont chercher les données dans la feuille « brute » et faire des calculs dessus, pour les présenter dans une forme qui te convient ( tableaux plus concis avec des couleurs et des formatages conditionnels, diagrammes, seulement ce qui concerne l'association, ou seulement ce qui concerne un type d'intervention, etc )

MicP · Le 18/01/2023, à 05:59

Bonjour

À mon humble avis, si vous voulez pouvoir faire des calculs sur le temps passé en fonction d'une heure de départ et une heure de fin,
il faut que les cellules soient formatées pour ne pouvoir contenir qu'un seul type d'information : le type date/heure
et en fonction de ce que vous voulez voir s'afficher, vous pourrez choisir ensuite le format d'affichage à utiliser => heure:minutes ou autre jour/moi/année, (en français, anglais, ou autre), etc.

Si les cellules contiennent une date/heure, le calcul de la différence de temps entre la cellule C1 (qui contiendrait la date/heure de départ) et la cellule D1 (qui contiendrait la date/heure de fin)
sera automatiquement fait en mettant dans la cellule E1 la formule =D1-C1
et cette soustraction tiendra automatiquement compte de l'heure d'été/hiver, des années bissextiles, de la fin et du début de la journée suivante, etc.

C'est seulement ensuite que vous ferez en sorte que le format affiché (pour la présentation) ne soit que l'heure et les minutes ou autre jour/mois/année
mais le contenu d'une cellule de type date/heure sera en fait un numéro de série correspondant à cette date/heure
ce qui permet très simplement de pouvoir faire des calculs d'addition soustraction multiplication, division, pourcentages, etc.

Donc : d'un côté, une cellule => un format d'information par cellule qui permettra de standardiser le contenu et donc de faire des calculs en tenant compte du type de cette cellule.
Et d'un autre côté, pour chaque cellule, choisir le format d'affichage pour la présentation <=> et ce format d'affichage ne changera jamais le type de l'information qui est contenu dans la cellule.

Dernière modification par MicP (Le 18/01/2023, à 06:01)

Qid · Le 18/01/2023, à 07:12

D'accord MicP et les autres qui m'ont parlé de mon problème de gestion/calcul de temps : ça j'ai bien compris qu'il fallait que je le modifie si je voulais avoir un calcul automatique mais je rappelle que cette partie là n'était qu'une demande auxiliaire car en réalité au fond de moi je me demande si je n'avais pas déjà la solution...

Mon vrai problème de départ c'est surtout d'organiser la présentation de mes jours d'activité pour l'association

Pour simplifier les choses à comprendre de ce côté là je recommence pour la énième fois une tentative d'explication j'espère formulée différemment : je voudrais à partir d'un calendrier visuellement exploitable (une liste de date "sans mise en forme" ne peut pas me convenir)... Arriver à ne garder que les dates où je suis occupé : cellules non vides en lien avec la date...

Alors bon... Que le format de départ de mon agendas (le lien est dans le post 1) ne soit pas facilement exploitable ok admettons... Mais pourquoi j'ai l'impression que vous me dite que dans un tableur la notion de recherche "non vide" n'existe pas ? Au départ c'est tout ce que je demandais...

Compte supprimé · Le 18/01/2023, à 07:19

Bonjour Qid,
Comme déjà expliqué par les intervenants, quand on veut produire un résultat, il faut d'abord définir le résultat et ensuite on recherche les moyens pour l'atteindre. Ici, tu veux absolument utiliser ce calendrier comme moyen pour faire ton rapport.
Ou alors , tu n'as pas exprimé tout ce que tu veux faire. Ce calendrier te sert peut-être à autre chose vu que tu le veux "visuellement exploitable". Si oui, il faut juste prévoir un autre tableau croisé pour ce rapport.

Et oui, on peut trier et sélectionner sur la notion de "vide" dans les contenus de cellules. Mais ce n'est qu'un des moyens possibles.
Veux-tu nous expliquer ce qui te dérange dans le genre de solution que l'on te propose ? D'accord, tu vas devoir apprendre à faire des filtres avec un tableau croisé. Mais c'est un truc qui te servira et que tu pourras apprendre à d'autres.

Si tu veux une démonstration avec partage de bureau, on peut faire une session vidéo avec Jitsi Meet.

Edit : autre solution :
Utiliser un agenda ics pour la partie enregistrement, puis exporter en csv vers un tableur pour enfin faire un rapport pour ton association.
Là tu disposes d'un agenda "visuellement exploitable" et tu utilises ses données pour construire le rapport d'activité. C'est plus lourd.

A tester avec, par exemple, l'agenda local de Thunderbird Evolution, puis un export vers Calc et une table dynamique imprimée en pdf.
Arf ! Thunderbird exporte en ics, il faut convertir en csv.

Testé avec succès en utilisant Evolution et Calc.
L'agenda enregistre les événements dans sa base de données, chaque information (début, fin, objet ... ) est dans une zone dédiée. L'exportation de l'agenda peut fabriquer un fichier .csv à ouvrir avec Calc dans une feuille affectée aux informations détaillées brutes importées. Une autre feuille traite les données avec un tableau dynamique qu'il ne reste plus qu'à filtrer et imprimer..

Dernière modification par Compte supprimé (Le 18/01/2023, à 08:57)

Qid · Le 18/01/2023, à 08:54

Je connais et utilise beaucoup jitsi donc merci de le proposer mais je ne vois pas l'intérêt tant que mon cahier des charges n'est pas compris/accepté (je ne m'énerve pas en écrivant ces mots ce matin... Je constate juste qu'on a un problème de compréhension mutuelle)...

Si j'ai besoin de partir d'un modèle du style c'est juste parce-que c'est une habitude pour moi de le voir représenté comme ça puisque comme déjà dit c'est aussi le format utilisé par celui proposé par gnome ou Android... Et j'ai besoin de cette représentation visuelle pour me rendre compte de la répartition de mes activités...

Après si faut le reprendre pour le simplifier pour qu'il soit plus facilement exploitable pour la suite admettons... Mais j'ai des doutes que ça nous facilite la vie et c'est pour ça que j'ai fait allusion à la réinvention de la roue dans l'un de mes posts précédent...

En tous cas l'utilisation du tableau croisé dynamique j'aime bien l'idée mais pour moi il me fallait extraire des données et les compléter ensuite... Sauf qu'en effet je vois bien que finalement ce n'est pas comme ça que ça s'utilise... Et du coup dans mon contexte c'est par conséquent inapplicable : je ne peux pas tout mettre sur l'agenda ce n'est pas logique... Il faut quand-même séparer l'utilité des données : je rappelle que dans un premier temps (début d'année) je fais un planning annuel et dans un second temps (chaque fin de mois) je fais le bilan du mois passé... Ce sont bien 2 choses différentes liées seulement par le jour d'activité... Je ne me vois pas faire un fichier unique pour tout ça... Niveau organisation de données ça ne me semble vraiment pas logique...

Tamarou a écrit :

il faut juste prévoir un autre tableau croisé pour ce rapport*.

* : Qu'on soit clair : on parle de 2 fichiers : 1 planning et 1 rapport et en l'occurrence ta réplique fait allusion au planning et non au rapport...

Mais en fait effectivement ça vient de tilter mais c'est sur mon planning que le seul croisement qui a réellement lieu d'être devrait être fait en effet... Enfin ça ne dit toujours pas comment le faire...

Au moins après j'aurai plus de facilités à copier coller les dates concernées sans avoir un lien via une formule entre 2 fichiers... Parceque finalement c'est bien là tout ce que je cherche... Reste qu'en l'état actuel des choses le planning est éclaté en 1 onglet par mois... Donc on va forcément se retrouver avec autant de tableau croisés à faire... Enfin une fois que la mécanique est comprises pour l'un elle ne doit pas être longue à calquer sur les autres...

Compte supprimé · Le 18/01/2023, à 08:59

As-tu lu la solution avec Evolution et Calc ?
Tu as le côté visuel de l'agenda comme tu le veux, et ensuite tu fais périodiquement tes rapports sans saisie d'information; juste quelques clics.
C'est encore mieux présenté que la solution actuelle.

Dernière modification par Compte supprimé (Le 18/01/2023, à 09:03)

Qid · Le 18/01/2023, à 09:03

Je prend tellement de temps à essayer de formuler mes posts au mieux que ton édit du post 38 s'est croisé avec mon post 39 du coup j'y réponds là :
Effectivement j'aime bien aussi l'idée de la conversion d'un "ics (vrai logiciel d'agenda)" en csv... Mais l'ics même via un logiciel graphique me semble plus fastidieux à compléter... C'est un peu pour ça que je n'ai pas utilisé cette base dès le départ... Et puis est-ce que ça clos le débat sur ma demande de n'exporter que les dates occupées ? J'ai des doutes... Mais c'est peut-être parceque je n'ai pas su comprendre le résultat de ta démo...

Rafbor · Le 18/01/2023, à 09:04

Bonjour,
C'est tout à fait possible de récupérer les données des cellules du calendrier donné initialement, il faut passer par une macro en basic, j'ai écrit un petit exemple de test, qui balaye le tableau et récupère la date et l'action effectuée, si la case est renseignée:

C'est bien ce que tu veux ? Peut être générer la synthèse de tous les mois sur une seule page ?

Compte supprimé · Le 18/01/2023, à 09:05

Mais c'est peut-être parceque je n'ai pas su comprendre le résultat de ta démo...

Laquelle stp ?

Qid · Le 18/01/2023, à 09:07

Tamarou a écrit :

tu fais périodiquement tes rapports sans saisie d'information; juste quelques clics.

Encore une fois nos posts se croisent mais comme le sous-entend mon post précédent je veux bien plus de détail sur cette idée pour comprendre si elle correspond bien à ce que je cherche...

Compte supprimé · Le 18/01/2023, à 09:09

Rafbor a écrit :

C'est tout à fait possible de récupérer les données des cellules du calendrier donné initialement,

Bien entendu, et personne n'a dit le contraire et j'ai même confirmé cette possibilité.

Après, c'est une question de choix entre quelque chose d'entièrement personnalisé ou alors l'utilisation d'outils existants et faits pour. Pour faire évoluer facilement le processus, il n'y a pas photo.

Dernière modification par Compte supprimé (Le 18/01/2023, à 09:10)

Compte supprimé · Le 18/01/2023, à 09:11

je veux bien plus de détail sur cette idée pour comprendre si elle correspond bien à ce que je cherche...

La solution avec Evolution et Calc ?

Si c'est cela je crée un nouveau sujet.

Dernière modification par Compte supprimé (Le 18/01/2023, à 09:15)

Qid · Le 18/01/2023, à 09:15

Rafbor a écrit :

Bonjour,
C'est tout à fait possible de récupérer les données des cellules du calendrier donné initialement, il faut passer par une macro en basic, j'ai écrit un petit exemple de test, qui balaye le tableau et récupère la date et l'action effectuée, si la case est renseignée:
https://i.ibb.co/FzqNjX7/Capture-d-cran-2023-01-18-08-54-09.png
C'est bien ce que tu veux ? Peut être générer la synthèse de tous les mois sur une seule page ?

Ah bah voilà... Un grand merci... Passer par les macro c'est un truc que je ne connais pas du tout mais effectivement je veux bien en savoir plus car il semblerait bien que tu viennes de répondre exactement à ma demande... Après non je ne pense pas que la synthèse de tous les mois soit utile (quoique ? Mais ça c'est facile à faire plus tard je pense...) ... Et la façon dont tu as présenté les choses en l'état me convient bien...

Dernière modification par Qid (Le 18/01/2023, à 09:20)

Qid · Le 18/01/2023, à 09:19

Tamarou a écrit :

je veux bien plus de détail sur cette idée pour comprendre si elle correspond bien à ce que je cherche...
La solution avec Evolution et Calc ?
Si c'est cela je crée un nouveau sujet.

Pas sûr que ça mérite un nouveau sujet... C'est plutôt celui-ci qui devrait être clarifié et qui amène semble-t-il à 2 solutions... Enfin la tienne va amener d'autres questions du coup car comme je le disais remplir un logiciel d'agenda me semble plus fastidieux que de plus ou moins remplir une case dans un tableur...

Compte supprimé · Le 18/01/2023, à 09:22

remplir un logiciel d'agenda me semble plus fastidieux que de plus ou moins remplir une case dans un tableur...

On va dire que c'est pareil. Mais je pense que c'est plus simple.

Qid · Le 18/01/2023, à 09:48

Tamarou a écrit :

remplir un logiciel d'agenda me semble plus fastidieux que de plus ou moins remplir une case dans un tableur...
On va dire que c'est pareil. Mais je pense que c'est plus simple.

Trop de clic à mon goût... D'autant que je ne peux pas faire de récurrence automatique... Celà dit un copier coller d'un événement reste possible en effet donc ça doit se valoir... Reste que je ne connais pas du tout évolution par contre j'utilise de temps en temps celui de thunderbird... Sauf que t'as dit que la suite ne marchait pas avec lui !?

Et quid du coup :

- du fait de devoir finalement générer 2 fichiers : un agenda complet PDF en début d'année (je ne me vois pas transmettre le fichier ics) et les dates seulement occupées pour mes rapports ?

- de ne prendre en compte dans ces export que ce qui concerne l'asso qui sera bien dans un calendrier différent de mes autres calendriers perso du coup mais qui sera tout autant affiché dans le rendu final sur l'application

(Eh oui ça y est je commence à déballer les questions dû à cet éventuel changement de base de départ... Et j'en ai une encore plus foireuse mais pour l'instant je la garde pour moi...)

Dernière modification par Qid (Le 18/01/2023, à 09:49)

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