[RESOLU] Utilisation d'OpenOffice en entreprise

M@XflY · Le 04/04/2008, à 06:42

Bonsoir à tous,

je viens vers vous pour faire part d'un problème dont j'ai dus mal à en trouver la solution.

Voilà, ces derniers mois mon père est passé totalement à Linux dans son utilisation entreprise (indépendant à son compte donc pas de réseau de pc, mais un seul portable en utilisation nomade sur plusieurs chantiers).

Il en étais satisfait jusqu'à aujourd'hui, mais voilà un problème de taille se pose :

lorsqu'on enregistre un document au format .doc sous OpenOffice et qu'on le réouvre avec ce dernier ou avec Microsoft Office :

systématiquement la mise en page est modifié et plus embêtant les tableaux imbriqué disparaissent (bug connue sur toutes les versions de OpenOffice lors de l'export en .doc)

en ce qui concerne les mises en pages je m'en doutais un peu (pour le bug on peut pas faire grand chose), mais ma question est la suivante :

comment faite vous en entreprise pour communiquer avec des tiers ??

car deux solutions s'offre à nous :
-> l'export au format PDF qui est universelle
-> enregistrer au format .doc dans le cas où l'on veut que la personne qui reçoit le fichier puisse l'éditer.

personnellement c'est le deuxième point qui pose problème, car si OpenOffice ne mets pas bien en page au format .doc (car ce n'est pas son format natif, mais OpenDoc), et que vous n'avez pas de licence Microsoft Office sous la mains, comment faire pour régler ce dilemme.

Je pose cette question car aujourd'hui plusieurs entreprises utilise OpenOffice (sans pour autant être sous Linux) et doivent bien communiquer avec l'extérieur au format .doc, car toutes les sociétés n'ont pas la possibilité de lire du OpenDoc et non pas systématiquement OpenOffice de disponible.

Si quelqu'un peut éclairer ma lanterne.

PS : Il existe un plugin ODF pour les suites Microsoft Office (2007, 2003, 2000) développé par Sun et téléchargeableà cette adresse http://www.sun.com/software/star/odf_plugin/index.jsp
Il permet l'import et l'export des documents au format Open Document depuis les suites Microsoft Office.
J'ai déjà utilisé cette possibilité. Mais il est difficile quand tu as plusieurs 20aine de contact différents de leur faire installer ce plugin (surtout quand il n'ont pas les droits sur les postes), déjà que certains ont dus mal à installer un lecteur PDF et te réclame le document sous format Word (c'est du vécu surtout avec l'envoie de CV),

Dernière modification par M@XflY (Le 07/11/2008, à 10:24)

JBF · Le 04/04/2008, à 07:39

Bonjour,

À mon avis avec OOo il faut toujours travailler en format ODF et choisir le format d'exportation selon l'usage qui doit être fait du document.
Beaucoup de soi-disant professionnel exige de recevoir du format doc car il ne savent pas utiliser autre chose que MS-Office pour ouvrir un document, même quand on leur envoie du pdf.

Pour les types d'export, si le document fourni est seulement informatif, il n'y a aucune raison que le correspondant puisse le modifier (il est absurde d'envoyer un devis en doc ou xls), dans ce cas il faut exporter en pdf depuis le format OOo natif. Quitte à expliquer gentiment au correspondant que Acrobat Reader est gratuit et s'installe très facilement sur son PC

Si le document doit pouvoir être modifié par le correspondant, il faut choisir un rédacteur qui ferra la mise en forme finale et établir des règles de rédaction simples de façon à permettre à chacun d'utiliser le logiciel qui lui convient.
Pour permettre un export propre en doc, il faut :
- disposer des polices MS de base, donc avoir installé le paquet msttcorefonts
- surtout : ne travailler qu'avec des styles (paragraphe, page, numérotation, etc.)
- utiliser les styles à bon escient : ce n'est pas parce que "Titre 3" a la bonne police et la bonne casse qu'il faut l'utiliser pour un paragraphe qui n'est pas un titre.
- éviter les surcharges de style autant que possible ; ce doit être un dernier recours (mettre en gras un mot unique dans un paragraphe.
- bannir l'usage du pinceau.
- vérifier les options de compatibilité (Outils > Options > OOo Writer > Compatibilité)

Quant aux tableaux imbriqués dans des documents ayant besoin d'être exportés en doc, il faut se demander si on ne peut pas obtenir le même effet avec un tableau simple en scindant des cellules.

JBF

M@XflY · Le 04/04/2008, à 08:15

ok merci pour tes astuces, je vais tanter ça sur le pc de mon père.

Effectivement tu as raison parfois il est inutile d'envoyer au format .doc quand cela n'est pas nécessaire.

Dans le cadre du travail de mon père (indépendant qui navigue entre plusieurs chantiers en nomade), il communique avec beaucoup de tiers qui ont parfois besoin d'éditer des compte rendu qu'il as effectué, dont certains sont assez élaboré au niveau de la présentation (pas de macro par contre), donc c'est vrai que c'est un problème assez conséquant.

PS : merci pour l'installe du paquet des polices Microsoft j'y avais pas pensé.

si quelqu'un as d'autres astuces utiliser en entreprise je suis prenneur.

Dernière modification par M@XflY (Le 04/04/2008, à 08:17)

shovelhead · Le 04/04/2008, à 10:52

Au pire: format .rtf (rich text) ça marche partout aussi

Stefan

Martopioche · Le 04/04/2008, à 11:34

JBF a écrit :

Pour permettre un export propre en doc, il faut :
...
- surtout : ne travailler qu'avec des styles (paragraphe, page, numérotation, etc.)
- utiliser les styles à bon escient : ce n'est pas parce que "Titre 3" a la bonne police et la bonne casse qu'il faut l'utiliser pour un paragraphe qui n'est pas un titre.
- éviter les surcharges de style autant que possible ; ce doit être un dernier recours (mettre en gras un mot unique dans un paragraphe.
- bannir l'usage du pinceau.

Heu... entre nous, cette méthode de travail est celle qui devrait être celle de tous les jours, pas juste pour exporter un doc propre...

Sinon, les plus gros problème se posent en effet lorsque les styles se complexifient. De manière générale, l'export doc à partir d'OOo pour des formats simples se passe assez bien.

Le problème que tu soulève n'a en fait aucune solution car même entre différentes versions de word, le problème se pose (un ami nous a récemment fait parvenir un docx alors que personne d'autre n'était sous Word 2007 et les utilisateurs de word ignoraient même la disponibilité d'un plug-in...). La stratégie est en effet de communiquer au maximum en pdf. Si un format doc est exigé par un client... je pense que tout le monde a le même problème.

Le RTF par contre, c'est super pourri car c'est mal supporté par tout le monde...

Heu... LateX, c'est universel
Oui oui -> []

guiguix · Le 04/04/2008, à 12:47

Oui, vive LaTeX!
Sinon il y a aussi the POTF ("Plain Old Text File", "Bon vieux fichier texte").

Pour ce dernier je plaisante, bien sur. Quoi que l'IETF (Internet Engineering Task Force) publie tous ses RFC ("Request For Comments", documents spécifiant les protocoles réseaux) au format texte et font de zôlis schémas à coup de tirets et de "pipes"...

֬ · Le 09/10/2008, à 05:18

֬

M@XflY · Le 07/11/2008, à 10:18

bon la seule solution viable que j'ai trouvé en impactant un minimum l'utilisateur, c'est d'installer la suite Microsoft Office avec CrossOver Pro :
Site officiel : http://www.codeweavers.com/products/cxlinux/
infos sur késako CrossOver : http://fr.wikipedia.org/wiki/CrossOver_Office

Avantage de CrossOver (je fais pas de pub pour eux, j'ai pas d'action chez eux) :
-> l'installation de Microsoft Office 2003 ou 2007 et très simple et très rapide, les extensions sont automatiquement ouverte avec le bon soft, le tout très stable et très réactif. On peut même y installer les Service Packs.

Désavantage : Payant 63$ pour la version Pro (à conseillé selon moi)

Avantage par rapport à Wine : tout est automatisé, pas besoin de réglages prises de têtes, CrossOver fait même croire à l'application que Windows redémarre !!

Bon parfois faut savoir faire des entorses à ces principes Linuxiens et pro Logiciels Libres, car sans ça, mon père passerai pas à Linux.
Et pour Microsoft Project j'en parle même pas, tant il n'y a pas de soft natif sous Linux capable de gérer parfaitement import et export au format .mpp ou .mppx

PS : pour répondre à la problématique de départ de l'utilisation d'OpenOffice en entreprise, la question ne se pose pas si tout les fichiers envoyés à des tiers qui ne sont pas sur OpenOffice se font par PDF ou format Ouvert OPenDoc, mais à partir du moment où vous utilisez le format fermé créer par une unique application, faut pas espérer qu'il soit intégrer à 100% sur une applications tierces, et permettent une lecture écriture impec de celui-ci.

Dernière modification par M@XflY (Le 07/11/2008, à 10:23)

doudoulolita · Le 14/06/2010, à 10:12

Même problème dans mon association (Espace Public Numérique) mais nous, on travaille assez régulièrement avec des enfants de maternelles et on communique avec les instits qui ont Word.

Les fiches à compléter sont composées de tableaux et enregistrées en .doc par moi ou les instits.

Auparavant, avec Ubuntu Jaunty, nous n'avions pas de souci, cela a commencé avec Ubuntu Lucid Lynx sur une partie des postes (dont le serveur, d'où nous lançons les fichiers vers les autres postes).
Mon poste, où sont créés les fichiers, est encore en Kubuntu Hardy, la seule supportée par mon ordi pourri.

La plupart des travaux se font sur 2 séances, donc nous sommes obligés de les enregistrer dans un format autre que le PDF.

Pour l'an prochain, on fera tout en .odt, mais pour cette année, comment puis-je récupérer les infos disparues des tableaux pour les imprimer ?
C'est urgent car la fête de l'école a lieu à la fin de cette semaine et je ne me suis rendue compte du problème que trop tard, évidemment...

Dernière modification par doudoulolita (Le 14/06/2010, à 10:21)

doudoulolita · Le 14/06/2010, à 10:40

Problème résolu en m'installant sur le serveur où les fichiers sont intacts, bizarrement (je les ai vite exportés en PDF pour être sûr)

Donc c'est plus un problème de compatibilité entre les différentes versions d'Ubuntu et de Kubuntu, on dirait.
Pas pratique cependant car je dois me battre avec mon chef pour disposer du serveur !

J'ai eu des soucis de compatibilité similaires pour la vidéo avec Kdenlive.

Dernière modification par doudoulolita (Le 14/06/2010, à 10:42)

Tyim · Le 14/06/2010, à 23:08

Je n'ai pas la solution pour ce problème,

Par compte, je tiens à informé que des tableaux dans un document texte, ce n'est pas terrible et dans mon entreprise ils nous posent également des problèmes entre des versions de WORD.

Je dois parfois ouvrir un doc WORD 2000 avec OpenOffice et l'enregistrer pour pouvoir l'ouvrir correctement avec WORD 2003. C'est honteux pour MS.

M@XflY · Le 02/07/2010, à 22:40

Tyim a écrit :

Par compte, je tiens à informé que des tableaux dans un document texte, ce n'est pas terrible et dans mon entreprise ils nous posent également des problèmes entre des versions de WORD.
Je dois parfois ouvrir un doc WORD 2000 avec OpenOffice et l'enregistrer pour pouvoir l'ouvrir correctement avec WORD 2003. C'est honteux pour MS.

les utilisateurs c'est parfois / souvent pas des surdoués en mise en page "propre" et normalisé, mais des pros en mise en page toute pourries

effectivement les utilisateurs ont tendance à l'oublier en croyant à tord que le fait d'utiliser du .doc est "universelle", il en oublie parfois, que les correspondant en façe n'as si ça se trouve pas la même version de Word ou du pack Office d'installer.

Surtout qu'aujourd'hui il est assez fréquent de voir dans une même entreprise (je dis ça ça sent le vécu faisant le support dans différentes boîtes) des versions du pack Office 2000, XP, 2003, 2007 et maintenant des 2010 qui vont bientôt pointé le bout de leur nez.

En sachant qu'un documents créer sur une version 2003 sera lisible sans problème sur une version 2007, mais l'inverse, si comme très souvent les service pack et patch ne sont pas mis à jour, peut poser d'énorme problème de compatibilité.

Il me semble pas que dans la même situation Open Office se comporte de la même manière

mohican · Le 04/11/2010, à 21:14

C'est une question très générale que celle du format des documents partagés. Et il est vrai que la compatibilité n'est pas totale (surtout pour les macros et formules dans Calc je crois).

On ne fera pas progresser les choses en s'écrasant devant les utilisateurs de MsOffice ("Oh je suis vraiment désolé de ne pas utiliser MsO comme tout le monde, je vais faire tout ce que je peux pour vous fournir des documents bien lisibles dans votre format propriétaire. Et si cela ne vous convient pas à 100% et bien je vais m'acheter MsO pour pouvoir rester compatible avec vous.")

PRINCIPE DE BASE
Il faut d'abord se rappeler que MsO est payant et que OOo est gratuit et installable librement sur toutes les plateformes. Donc le principe devrait être : personne n'a le droit de m'envoyer un document au format MsO car on n'a pas le droit de m'obliger à acheter MsO (et en plus Windows ou Mac OS pour le faire tourner ! - ou installer Wine sous Gnu/Linux).
Mais inversement je peux envoyer de l'OpenDocument car n'importe qui peut s'installer - ou se faire installer - OOo - ou un autre logiciel compatible avec le format libre, librement et gratuitement). (D'ailleurs maintenant, l'administration de l'Etat dispose des deux outils et donc au moins avec cet interlocuteur cela ne doit plus poser problème.)

Il ne faut pas culpabiliser parce nous sommes minoritaires. Bien au contraire il faut se placer sur un pied d'égalité ("Ah, vous utilisez Microsoft Office ? Et bien moi j'utilise OOo. Veuillez svp m'envoyer vos document dans un format libre que je puisse les lire. Et si vous n'arriver pas à bien afficher mes documents, il vous suffit d'installer un logiciel libre.")

Bien évidemment, en pratique cela dépendra du rapport de force entre les parties : celui qui dépend de l'autre devra se plier à ses exigences (ou faire preuve d'une très grande habileté...). Si on n'est pas dépendant il ne faut pas hésiter à refuser poliment le format MsO (de manière plus générale tous les formats propriétaires) et à envoyer de l'OpenDocument (toujours poliment et avec les instructions pour installer OOo).

Voici des modèles de courriel que j'ai trouvé ici (inspiré d'un exemple diffusé par la FSF) :

Modèle de réponse suite à la réception d'un document Microsoft Office :
Vous m'avez envoyé une pièce jointe dans un format Microsoft Office (Word, Excel ou Powerpoint), format propriétaire et secret, que je ne peux être certain de lire correctement. Je vous prie de me réexpédier votre document dans un format libre et ouvert (ODF, TXT, CSV, HTML - ou PDF s'il n'a pas besoin d'être modifié) afin que je puisse le lire.
Envoyer des documents MsOffice a de nombreux inconvénients :
- vous ne pouvez être certain que votre destinataire visualise le document de la même façon que vous s'il utilise une autre version du logiciel ou un autre logiciel ;
- les documents MsOffice peuvent être porteurs de virus, à votre insu ;
- les documents MsOffice contiennent des informations cachées, tels que des parties de texte que vous avez supprimé et des informations personnelles vous concernant ;
- les documents MsOffice sont plus lourds que l'équivalent dans un format libre : ils encombrent inutilement le réseau, nos boîtes aux lettres et nos disques ;
- cela pousse les gens à utiliser les logiciels Microsoft. Cela fait de vous un soutien du monopole Microsoft. Ce problème spécifique est un obstacle important à l'adoption de logiciels libres.
Pour en savoir plus visitez http://www.openformats.org/fr
C'est pourquoi, je vous prie de reconsidérer l'usage des formats que vous utilisez lors de vos échanges avec d'autres personnes.
Vous pouvez directement enregistrer votre document dans un format libre à partir de votre logiciel MsOffice* (Menu "Enregistrer sous..."), l'imprimer en PDF avec PDFCreator (http://www.pdfforge.org) ou utiliser une suite bureautique libre (comme OpenOffice : http://fr.openoffice.org).
*ATTENTION : Excel gère le format ODF (.ods) d'une façon incompatible avec les autres logiciels.
[ Je vous invite à prendre contact avec la personne qui gère votre poste informatique pour résoudre ce problème.]
Merci de votre compréhension.
Modèle de réponse suite à la demande d'un document Microsoft Office :
Ne possédant pas les logiciels Microsoft Office, il ne m'est pas possible, si je vous envoi le document au format MsOffice, de m'assurer que vous pourrez le visualiser tel que je l'ai créé. C'est pourquoi je vous envoi mon document dans le format libre XXX. Ainsi vous pourrez l'afficher correctement avec tout logiciel libre supportant ce format. Le format XXX peut être lu avec divers logiciels libres et gratuits (comme YYY).
[PDF : SumatraPDF : http://blog.kowalczyk.info/software/sum … ndex.html]
[ODF : OpenOffice : http://fr.openoffice.org]
J'attire de plus votre attention sur le fait qu'envoyer des documents MsOffice a de nombreux inconvénients : [reprise des arguments de l'exemple précédent]
Modèles de signatures en accompagnement de l'envoi d'un fichier en format libre, ou simplement pour sensibiliser vos interlocuteurs :
-----------------------
J'envoie mes pièces jointes dans des formats libres. Le format Open Document (extension ODT, ODS, ODP...) peut être lu avec divers logiciels libres et gratuits (comme OpenOffice : http://fr.openoffice.org). Pour en savoir plus visitez http://www.openformats.org/fr
-----------------------
Aidez-nous à promouvoir l'informatique libre : évitez d'envoyer des pièces jointes dans un format propriétaire (ex : DOC, XLS, PPT...), envoyez plutôt vos pièces jointes en format libre (ex : ODF, TXT, CSV, HTML - ou PDF s'il n'a pas besoin d'être modifié). Pour en savoir plus visitez http://www.openformats.org/fr

Childer · Le 05/11/2010, à 21:15

@mohican : un discours sympathique un brin militant mais parfois impossible à tenir en entreprise... Même si je suis d'accord avec toi, il y a parfois un écart entre la théorie et la pratique

Perso, je suis sous Ubuntu exclusivement depuis quelques années et j'ai basculé mon poste pro sur Ubuntu il y a 2 mois. Je dois malheureusement avouer que j'ai été obligé d'installer MSOffice via Wine. Pour les partage de document notamment et je dirai exclusivement... Je ne peux passer mon temps a expliquer à mes interlocuteurs comment utiliser un traitement de texte pour optimiser l'ouverture sur OOo. Je reçois un doc, je dois l'ouvrir, le modifier et le renvoyer...

J'utilise cette suite propriétaire le moins possible, mais il m'est parfois impossible de faire autrement, sincèrement.
Entre revenir à Windows et ce compromis, j'ai choisi !!

Une boîte comme PSA est passé sous OOo je crois. J'aimerais vraiment savoir comment ils gèrent les échanges avec l'extérieur.

argh0 · Le 05/11/2010, à 22:35

Ce que je fais généralement c'est que j'envoie les deux versions de tous les documents : le pdf et le .odt. Si on me demande une version .doc j'explique que soit ils installent Ooo, soit je leur fait un export .doc mais il risque d'y avoir des problèmes de mise en page. Après si les gens optent pour la deuxième solution j'envoie le .doc, ils auront été prévenus.

Je crois que l'on peut assez facilement faire installer OOo aux gens avec qui on est régulièrement amené à travailler, si on explique la situation.

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